1．歸檔要求

(1)歸檔的資料要求完整、齊全、分類準(zhǔn)確便于保管、查閱；

(2)歸檔時須對歸檔資料的內(nèi)容和份數(shù)進(jìn)行核查，并填寫《文件和資料管理登記一覽表》按表內(nèi)各項逐一填寫清楚；

(3)歸檔的資料要用碳素墨水或藍(lán)黑墨水填寫；

(4)歸檔資料應(yīng)按歸檔資料的種類分類整理、分類立卷；分類存放；

(5)對每類歸檔資料應(yīng)編制總目錄；

(6)歸檔資料應(yīng)存放檔案盒中，盒外有類別標(biāo)志，盒內(nèi)有按件編制的目錄；

(7)檔案必須存放檔案柜中妥善保管，防止遺失；

(8)檔案存放環(huán)境應(yīng)保證防潮、防霉、防蟲蛀：

(9)涉及保密的檔案資料應(yīng)遵守保密制度。

2．保管期限

根據(jù)各類檔案性質(zhì)確定保管期限，檔案管理員保管的資料期限分別為：

(1)凡是有長期利用價值的檔案列為永久保管，如本中心的政策性文件、質(zhì)量管理體系文件、處理重要問題形成的文件資料、重要的計劃和總結(jié)等。

(2)管理評審、內(nèi)部審核的相關(guān)記錄，保存期為三年；

(3)檢測原始記錄和報告復(fù)印件，保存期限為長期；

(4)實驗比對和能力驗證記錄、抱怨處理記錄、合同評審記錄、文件控制記錄、分包記錄等保存期限為三年；

(5)計量儀器設(shè)備檢定證書、儀器設(shè)備運行檢查記錄、儀器設(shè)備使用記錄和維護(hù)記錄以及使用說明書（或復(fù)印件）等，保存期限由儀器設(shè)備報廢時間而定；

(6)技術(shù)人員的技術(shù)檔案則應(yīng)長期保存；

(7)服務(wù)和供應(yīng)品的采購記錄，由采購部保存，保存期為三年。

(8)儀器設(shè)備，其說明書及相關(guān)資料保存期限由儀器設(shè)備報廢時間而定。

3．資料的保管范圍：

（1） 國家、部門、地區(qū)有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量方面的文件、政策、法令、法 規(guī)、規(guī)定；

（2） 產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、參考標(biāo)準(zhǔn)（國外的和國內(nèi)的）；

（3）檢測規(guī)程、規(guī)范、檢測實施細(xì)則、檢測方法（國外的，國內(nèi)的和自編的）；

（4）計量檢定規(guī)程、暫行檢驗方法；

（5）儀器說明書、計量檢定合格證、儀器、儀表、設(shè)備的驗收、維修、大修、使用、報廢記錄；

（6）檢測儀器、設(shè)備明細(xì)表、臺帳；

（7）各類檢驗原始記錄；

（8）各類檢驗報告；

（9）用戶反饋意見及處理意見；

（10）檢驗報告發(fā)放登記本；

（11）產(chǎn)品圖紙、工藝文件及其它資料。

4．檔案資料的復(fù)制和借閱

（1）．借閱檔案資料，須經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制記錄須經(jīng)主任批準(zhǔn)。

 （2）．外來人員一般不得借閱和復(fù)制檔案資料，確因需要須經(jīng)主任批準(zhǔn)。

（3）．借閱和復(fù)制檔案資料應(yīng)辦理登記手續(xù)，資料的借閱和復(fù)制必須填寫《文件借閱、復(fù)制登記表》；借閱人不得泄密和轉(zhuǎn)移借閱，不得在記錄上涂改、劃線等，閱后及時交還資料管理員，并辦理相關(guān)手續(xù)。

（4）．檔案資料應(yīng)存放在指定場所，并采取保密措施。

（5）．借閱人員未經(jīng)許可不得復(fù)制、摘抄或?qū)⒂涗泿щx指定場所，不得查閱其他無關(guān)記錄。

5．檔案資料的清理和銷毀

（1）．檔案資料原則上每年清理一次，同時修訂總目錄和卷內(nèi)目錄包括電子版目錄；

（2）．對超過保存期限或失去保存價值的檔案資料，由檔案管理員填寫銷毀清單，經(jīng)主任批準(zhǔn)后銷毀；